تقارير عرض المنتجات
تعريف التقرير :
هو عرض لمجموعة من المعلومات التي تتعلق بموضوع معين قد تساعد الإدارة على تنظيم أو تخطيط أو الرقابة على العميل في
انشطة التسويق أو الأنتاج أو غيرها .
طبيعة التقرير:
غالباً ما يمون مكتوباً يعتبر التقديم الشفوي تقريرا أيضا.
أهداف التقرير :
1- نقل الأفكار و المعلومات إلى الآخرين
2- عرض مشكلات تعتض سير العمل
3- عرض وتحليل بيانات بيعية أو مالية
4- دراسة ظاهرة معينة وتحليليها
5- عرض الأداء و تقديم الانجاز للأقسام المشاريع التي يجري تنفيذها .
انواع التقارير :
هناك معاير لتصنيف أنوع التقارير . ونقصد بالعيار التزاوية التي ينظر من خلالها إلى التقرير . ومن هذه المعاير :
1- معاير المساعدة على أتخاذ القرارت المناسبة :
القرار المناسب يعتمد على المعلومة الصحية و التحليل المنطقي للعلاقة بين الأسباب و النتائج . والغرض يكون هنا مساعدة الإدارة على إنشاء أوضاع جديدة المؤسسة اعتمادا على مثل هذه التقارير التي تتصف بوصف الوقائع و تحليلها و تقديم الحلول في وجود قصور إداري .
2- معيار وظائف و أنشطة المؤسسة :
هناك التقارير التي تتعلق بأنشطة أقسام المؤسسة التي يتطلبها سير العمل وتحديد المسئوليات بين الأقسام وداخلها ومتابعة الانجاز وتقييم الأداء .مثال ذلك الإنتاج المختلفة كتقار مراقبة المواد و المخزون .ومراقبة الجودة وتوزيع العمالة . و التقارير المالة .
3- معيار خدمة العملية الإدارية :
وتتعلق بوظئف الإدارية وتشمل تقارير التخطيط . مثل تقارير السياسية و برامج الأعمال و الموازنات . وتقارير التنظيم لمتعلقة بتنظيم العمل مثل : تقارير الختصاصات . و إعادة التنظيم وتحديد المسئوليات . وتقارير التوجيه كالمتعلقة بالحوافز .
4- معاير الزمن :
هناك تقارير دورة تعد بانتظام كل فترة زمنية محددة . مثل التقارير البيعية اليومية و التقرير المالي السنوي كما هناك تقارير غير منتظمة في مواعيدها تصدر كلما دعت الحاجة إلى ذلك لوجود ظروف تستدعي إعدادها .
5- معايار المنهجية في عملية إعداد التقارير :
ويقصد من ذلك الطريقة التي يتبعخذها معد التقرير في تناول ظاهرة معينة . فيمكن اعتماد السرد التاريخي لظهرة معينة باستعراض تطويرها خلال فترة زمنية محددة وقد تناول الظاهرة بأسلوب الوصفي بدراسة جوانبها المختلفة.
كتابة و تهينة التقرير :
يجب أن تعد المعلومات التي يحتويها التقرير بشكل يجعلها مفيدة لأصحاب اتخاذ القرار .
خطوات المعروفة في تسلسل مكوناته :
صحيفة العنوان : تحتوي على عنوان التقرير أسم معد التقرير أسم الشركة و التاريخ
المحتويات : يضم هيكل و محتويات التقرير.
المقدمة : يشرح فيها الخلفية للموضوع أو بيان المشكلة و محاولات السابقين لحالها.
الملخص : تلخص النقاط الرئيسية في التقارير ويشمل الهدف منه و انتائج و التوصيات .
أسلوب البحث : يستعرض كيف انجز البحث ولماذا تم استخدام المنهجية المعتمدة .
نتائج البحث : عرض المعلومات و النتائج .
الخلاصة : تفسير النتائج و تحليل العلاقات .
التوصيات : التعرف إلى الإجراءات و الحول الممكنة المستمدة من الخلاصة .
الملاحق : تحتوي على معلومات تفصيلية أو ثانوية لم في جسم التقرير.
محتوى التقرير فيتكونمن ثلاث أجزاء رشسية وهي :
1- مقدمة التقارير.
2- جسم التقرير .
3- خلاصة التقرير.
مقدمة التقرير : تخدم المقدمة القارئ بالتمهيد لموضوع التقرير. تتألف المقدمة من ثلاث أجزاء وهي :
1- الهدف من اعداد التقرير : يأتي ذلك في البداية المقدمة وبعبارات و اضحة وقصيرة تعطي القارئ فكرة مباشرة عن أهادف التقرير و أهتمية إعداده .
2- الخلفية عن موضوع التقارير : تحتوي على وصف للموضوع أو المشكلة و استعراض ما قد تم بخثه سابقا بما له علاقة بالموضوع أو المشكلة وما تم التوصيل إلية من نتائج و حلول و التطورات الحاصلة خلال الفترة الماضية .
3- الطريقة التي سينجز بها التقرير: وأهم نقطة ستكون أسلوب البحث أو المعالجة وهناك عدة طرق مناحة في دراسة أو بحث المشكلة كالاستبيانات و المقابلات والتحاليل الإحصائي للبيانات وغير ذلك .
جسم التقرير : هو الجزء الرئيسي في التقرير ويتضمن عرض المنتائج و المنهجية المعتمدة في دراسة الظاهرة وعادة ما يتم الاستعانة بالرسوم و الجداول و الإشكال البيانية حسب الحاجة كما يتم تناول الفروض ومناقشتها استناداً إلى نظريات القائمة .
محتويات جسم التقرير :
1- عرض النتائج .
2- تحليل النتائج .
3- مناقشة ما تم التوصل إلية و الخروج بعلاقات بين أجزاء الظاهرة .
الخلاصة : تبنى على ما تم التوصل إليه في جسم التقرير من دلائل وعلاقات للظاهرة .
تتكون الخلاصة في العادة على :
1- مختصر النتائج المهمة و تفسيراتها .
2- الاستنتاجات و المضامين التي تبين أهمية التفسير ومدى ملائم للموضوع أي إقناع القارئ بوجهة نظر معد التقرير .
3- التوصيات التي تخدم لإدراة في حل المشاكل .
انواع التقارير البيعية :
1- تقارير عن المنتج : ترغب كل مؤسسة في معرفة وضع منتجها في السوق من نواحي عديدة .
2- تقارير عن السوق : يركز في هذه التقارير على تطور حركة السوق من فترة إلى أخرى .
3- تقارير عن العملاء : من الطبيعي ان يكون لكل مؤسسة قاعدة بيانات عن عملائها الدئمين سواء أكانوا أفرادا أم مؤسسات لغرض التوصل معهم من حين لآخر.
تقارير البيعات : يدخل إعداد التقارير البيعية في صلب عمل رجل البيع توضح حركة البيع في المحل أو المؤسسة بشكل عام .
- تقارير عرض المنتجات ( العروض البيعية )
وهناك نوعين من تقارير عرض المنتجات :
- التقرير قبل العرض : وفية تبين الأمور التالية :
1- تحديد هدف العرض :.
2- تحليل المستهلك او الجمهور الذي سيؤدي له العرض .
3- محتوى العرض
4- تحديد وتنظيم المكان
5- مخطط العرض .
6- تهيئة المادية التروجية التي ستدعم العرض .
7- تهيئة الوسئل المرئية المساعدة .
8- تحديد كيفية افتتاح العرض .
- التقارير بعد العرض : فيه تبين الأمور التالية :
1- مدى ملائمة محتوى العرض لحاجات و اهتمامات و المستوى التعليمي للجمهور
2- الأسئلة و الاستفتارات التي وجهها الجمهور
3- مدى ملائمة الوسائل المساعدة في العرض .
4- درجة استجابة الجمهور للعرض .
5- مدى ملائمة المكان و الزمان للقيام بالعرض .
6- المواد الترويجية الموزعة على الجمهور .
7- المشاكل التي اعترضت العرضت العرض و قتراحات التغلب عليها في المستقبل.
تقارير العرض المادي :
هناك نوع أخر من التقارير التي يقدمها رجل البيع إلى مشرقه المباشر أيضاوتتعلق بحالة عرض المنتج لدى العميل في متجره . وتبرز أهمية هذا النوع من التقارير من أن طريقة العرض لها تأثيرها على إدراك المستهلك بما تمثله طريقة العرض من حافز خارجي للمستهلك يمكن أن يدفعه نحو اتخاذ قرار الشراء .
هناك معاير لتصنيف أنوع التقارير . ونقصد بالعيار التزاوية التي ينظر من خلالها إلى التقرير . ومن هذه المعاير :
1- معاير المساعدة على أتخاذ القرارت المناسبة :
القرار المناسب يعتمد على المعلومة الصحية و التحليل المنطقي للعلاقة بين الأسباب و النتائج . والغرض يكون هنا مساعدة الإدارة على إنشاء أوضاع جديدة المؤسسة اعتمادا على مثل هذه التقارير التي تتصف بوصف الوقائع و تحليلها و تقديم الحلول في وجود قصور إداري .
2- معيار وظائف و أنشطة المؤسسة :
هناك التقارير التي تتعلق بأنشطة أقسام المؤسسة التي يتطلبها سير العمل وتحديد المسئوليات بين الأقسام وداخلها ومتابعة الانجاز وتقييم الأداء .مثال ذلك الإنتاج المختلفة كتقار مراقبة المواد و المخزون .ومراقبة الجودة وتوزيع العمالة . و التقارير المالة .
3- معيار خدمة العملية الإدارية :
وتتعلق بوظئف الإدارية وتشمل تقارير التخطيط . مثل تقارير السياسية و برامج الأعمال و الموازنات . وتقارير التنظيم لمتعلقة بتنظيم العمل مثل : تقارير الختصاصات . و إعادة التنظيم وتحديد المسئوليات . وتقارير التوجيه كالمتعلقة بالحوافز .
4- معاير الزمن :
هناك تقارير دورة تعد بانتظام كل فترة زمنية محددة . مثل التقارير البيعية اليومية و التقرير المالي السنوي كما هناك تقارير غير منتظمة في مواعيدها تصدر كلما دعت الحاجة إلى ذلك لوجود ظروف تستدعي إعدادها .
5- معايار المنهجية في عملية إعداد التقارير :
ويقصد من ذلك الطريقة التي يتبعخذها معد التقرير في تناول ظاهرة معينة . فيمكن اعتماد السرد التاريخي لظهرة معينة باستعراض تطويرها خلال فترة زمنية محددة وقد تناول الظاهرة بأسلوب الوصفي بدراسة جوانبها المختلفة.
كتابة و تهينة التقرير :
يجب أن تعد المعلومات التي يحتويها التقرير بشكل يجعلها مفيدة لأصحاب اتخاذ القرار .
خطوات المعروفة في تسلسل مكوناته :
صحيفة العنوان : تحتوي على عنوان التقرير أسم معد التقرير أسم الشركة و التاريخ
المحتويات : يضم هيكل و محتويات التقرير.
المقدمة : يشرح فيها الخلفية للموضوع أو بيان المشكلة و محاولات السابقين لحالها.
الملخص : تلخص النقاط الرئيسية في التقارير ويشمل الهدف منه و انتائج و التوصيات .
أسلوب البحث : يستعرض كيف انجز البحث ولماذا تم استخدام المنهجية المعتمدة .
نتائج البحث : عرض المعلومات و النتائج .
الخلاصة : تفسير النتائج و تحليل العلاقات .
التوصيات : التعرف إلى الإجراءات و الحول الممكنة المستمدة من الخلاصة .
الملاحق : تحتوي على معلومات تفصيلية أو ثانوية لم في جسم التقرير.
محتوى التقرير فيتكونمن ثلاث أجزاء رشسية وهي :
1- مقدمة التقارير.
2- جسم التقرير .
3- خلاصة التقرير.
مقدمة التقرير : تخدم المقدمة القارئ بالتمهيد لموضوع التقرير. تتألف المقدمة من ثلاث أجزاء وهي :
1- الهدف من اعداد التقرير : يأتي ذلك في البداية المقدمة وبعبارات و اضحة وقصيرة تعطي القارئ فكرة مباشرة عن أهادف التقرير و أهتمية إعداده .
2- الخلفية عن موضوع التقارير : تحتوي على وصف للموضوع أو المشكلة و استعراض ما قد تم بخثه سابقا بما له علاقة بالموضوع أو المشكلة وما تم التوصيل إلية من نتائج و حلول و التطورات الحاصلة خلال الفترة الماضية .
3- الطريقة التي سينجز بها التقرير: وأهم نقطة ستكون أسلوب البحث أو المعالجة وهناك عدة طرق مناحة في دراسة أو بحث المشكلة كالاستبيانات و المقابلات والتحاليل الإحصائي للبيانات وغير ذلك .
جسم التقرير : هو الجزء الرئيسي في التقرير ويتضمن عرض المنتائج و المنهجية المعتمدة في دراسة الظاهرة وعادة ما يتم الاستعانة بالرسوم و الجداول و الإشكال البيانية حسب الحاجة كما يتم تناول الفروض ومناقشتها استناداً إلى نظريات القائمة .
محتويات جسم التقرير :
1- عرض النتائج .
2- تحليل النتائج .
3- مناقشة ما تم التوصل إلية و الخروج بعلاقات بين أجزاء الظاهرة .
الخلاصة : تبنى على ما تم التوصل إليه في جسم التقرير من دلائل وعلاقات للظاهرة .
تتكون الخلاصة في العادة على :
1- مختصر النتائج المهمة و تفسيراتها .
2- الاستنتاجات و المضامين التي تبين أهمية التفسير ومدى ملائم للموضوع أي إقناع القارئ بوجهة نظر معد التقرير .
3- التوصيات التي تخدم لإدراة في حل المشاكل .
انواع التقارير البيعية :
1- تقارير عن المنتج : ترغب كل مؤسسة في معرفة وضع منتجها في السوق من نواحي عديدة .
2- تقارير عن السوق : يركز في هذه التقارير على تطور حركة السوق من فترة إلى أخرى .
3- تقارير عن العملاء : من الطبيعي ان يكون لكل مؤسسة قاعدة بيانات عن عملائها الدئمين سواء أكانوا أفرادا أم مؤسسات لغرض التوصل معهم من حين لآخر.
تقارير البيعات : يدخل إعداد التقارير البيعية في صلب عمل رجل البيع توضح حركة البيع في المحل أو المؤسسة بشكل عام .
- تقارير عرض المنتجات ( العروض البيعية )
وهناك نوعين من تقارير عرض المنتجات :
- التقرير قبل العرض : وفية تبين الأمور التالية :
1- تحديد هدف العرض :.
2- تحليل المستهلك او الجمهور الذي سيؤدي له العرض .
3- محتوى العرض
4- تحديد وتنظيم المكان
5- مخطط العرض .
6- تهيئة المادية التروجية التي ستدعم العرض .
7- تهيئة الوسئل المرئية المساعدة .
8- تحديد كيفية افتتاح العرض .
- التقارير بعد العرض : فيه تبين الأمور التالية :
1- مدى ملائمة محتوى العرض لحاجات و اهتمامات و المستوى التعليمي للجمهور
2- الأسئلة و الاستفتارات التي وجهها الجمهور
3- مدى ملائمة الوسائل المساعدة في العرض .
4- درجة استجابة الجمهور للعرض .
5- مدى ملائمة المكان و الزمان للقيام بالعرض .
6- المواد الترويجية الموزعة على الجمهور .
7- المشاكل التي اعترضت العرضت العرض و قتراحات التغلب عليها في المستقبل.
تقارير العرض المادي :
هناك نوع أخر من التقارير التي يقدمها رجل البيع إلى مشرقه المباشر أيضاوتتعلق بحالة عرض المنتج لدى العميل في متجره . وتبرز أهمية هذا النوع من التقارير من أن طريقة العرض لها تأثيرها على إدراك المستهلك بما تمثله طريقة العرض من حافز خارجي للمستهلك يمكن أن يدفعه نحو اتخاذ قرار الشراء .